Công việc của quản lý khách sạn mang tính tổng quát, đòi hỏi phải nắm rõ mọi quy trình vận hành của khách sạn, từ lễ tân, buồng phòng, nhà hàng, dịch vụ khách hàng cho đến tài chính, nhân sự và marketing. Bài viết sau đây của Trường Cao Đẳng Quốc Tế Pegasus sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về mô tả công việc của quản lý khách sạn cũng như các tiêu chí cần có để đảm bảo điều hành và giám sát khách sạn một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Công việc của quản lý khách sạn là gì?

Quản lý khách sạn là quá trình điều hành, giám sát và tối ưu hóa mọi hoạt động của một cơ sở lưu trú nhằm đảm bảo vận hành hiệu quả, mang đến trải nghiệm dịch vụ cao cấp cho khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh. Người quản lý khách sạn phải đảm bảo rằng mọi quy trình hoạt động đều diễn ra theo các tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của khách sạn, công việc của quản lý khách sạn có thể linh hoạt từ điều hành trực tiếp các bộ phận đến hoạch định chiến lược kinh doanh dài hạn. Sự thành công của một khách sạn phụ thuộc rất lớn vào khả năng lãnh đạo, quản trị và thích ứng nhanh chóng của người quản lý trong bối cảnh thị trường dịch vụ lưu trú luôn thay đổi.

Mô tả chi tiết công việc của quản lý khách sạn

Công việc của quản lý khách sạn bao gồm những nhiệm vụ quan trọng như sau:

Lập kế hoạch và triển khai chiến lược kinh doanh

• Phối hợp với các bộ phận để xác định mục tiêu và lập kế hoạch phát triển phù hợp với tình hình kinh doanh.
• Hướng dẫn đội ngũ quản lý cấp cao trong việc mở rộng và cải tiến chiến lược vận hành của khách sạn.
• Giám sát việc thực hiện kế hoạch, đảm bảo đạt được các chỉ tiêu về doanh thu, kiểm soát chi phí, tối ưu lợi nhuận và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Thiết lập và điều chỉnh quy trình vận hành tiêu chuẩn

• Phối hợp với các phòng ban xây dựng quy trình làm việc và hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết cho từng vị trí.
• Đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy định đã được thiết lập và thực hiện giám sát để điều chỉnh khi cần thiết.
• Cập nhật, cải tiến quy trình nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và phù hợp với xu hướng phát triển của khách sạn.

Quản lý và điều hành hoạt động hàng ngày

• Đảm bảo mọi bộ phận trong khách sạn hoạt động trơn tru, duy trì chất lượng dịch vụ tốt nhất.
• Thường xuyên kiểm tra tiêu chuẩn vệ sinh, chất lượng phòng nghỉ, không gian chung và các khu vực phục vụ khách hàng.
• Giám sát chất lượng sản phẩm, dịch vụ nhằm đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tốt nhất.
• Điều chỉnh, nhắc nhở nhân viên về thái độ phục vụ và cách ứng xử chuyên nghiệp với khách hàng.
• Theo dõi và quản lý công tác bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của khách sạn.

 Kiểm soát tài chính

• Theo dõi báo cáo tài chính, phân tích doanh thu, chi phí và lợi nhuận để đề ra giải pháp kinh doanh hiệu quả.
• Xây dựng kế hoạch tối ưu chi phí, tăng cường doanh thu nhằm đảm bảo hiệu suất tài chính cao nhất.
• Kiểm soát chặt chẽ các khoản thu – chi, tiền tips của nhân viên và giao dịch bán hàng ngày.

Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự

• Phối hợp với bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên.
• Trực tiếp hướng dẫn, nâng cao kỹ năng làm việc cho nhân viên nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ tốt nhất.
• Xây dựng đội ngũ kế cận để đảm bảo sự vận hành ổn định và lâu dài của khách sạn.
• Sắp xếp lịch làm việc, phân công nhiệm vụ hợp lý để tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Đảm bảo nhân viên được hưởng đầy đủ quyền lợi, môi trường làm việc tốt và có động lực phát triển.

Giải quyết phản hồi và khiếu nại của khách hàng

• Tiếp nhận và xử lý các vấn đề phát sinh mà nhân viên không thể giải quyết triệt để, đảm bảo khách hàng hài lòng.
• Theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng, thu thập ý kiến phản hồi để cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, nâng cao trải nghiệm và xây dựng uy tín thương hiệu.

Các công việc khác

Ngoài những nhiệm vụ cốt lõi, công việc của quản lý khách sạn còn là đại diện khách sạn làm việc với truyền thông, đối tác, chính quyền địa phương và tham gia vào các chiến lược tiếp thị. Họ có trách nhiệm giám sát, phê duyệt các kế hoạch của từng bộ phận, chủ trì các cuộc họp quan trọng và đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với vai trò là người lãnh đạo, quản lý khách sạn không chỉ giám sát hoạt động nội bộ mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Điều kiện cần có để trở thành một quản lý khách sạn là gì?

Để chinh phục vị trí này, bạn cần có nền tảng vững chắc về kiến thức chuyên môn và kỹ năng thực tiễn. Tấm bằng Đại học hoặc Cao đẳng các ngành Quản trị khách sạn, Du lịch, Quản trị kinh doanh sẽ là bước khởi đầu giúp bạn bước chân vào ngành. Tuy nhiên, chỉ kiến thức lý thuyết thôi là chưa đủ, bởi công việc của quản lý khách sạn đòi hỏi khả năng thích ứng nhanh, kỹ năng quản lý và tư duy chiến lược.

Hầu hết các chuỗi khách sạn lớn đều ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệm thực tế, hiểu biết sâu về vận hành, dịch vụ khách hàng, tài chính và marketing. Vì vậy, việc tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu sẽ giúp bạn nâng cao năng lực, trang bị những kỹ năng cần thiết và tạo lợi thế cạnh tranh khi ứng tuyển vào các vị trí quản lý khách sạn. Đây chính là chìa khóa giúp bạn rút ngắn con đường thăng tiến trong ngành dịch vụ đầy tiềm năng này.

Nâng cao kỹ năng quản lý khách sạn nên học ở đâu?

Để trang bị kiến thức bài bản và mở rộng cơ hội thăng tiến, tham gia các khóa đào tạo chuyên nghiệp là điều quan trọng để hiểu rõ quy trình vận hành của từng bộ phận trong khách sạn.

Với thế mạnh hơn 10 năm đào tạo doanh nghiệp và cung cấp các chương trình nâng cao nguồn nhân lực ngành Khách sạn, Trường Cao đẳng Quốc tế Pegasus tự hào là đơn vị uy tín, cung cấp chương trình đào tạo “Quản lý khách sạn theo chuẩn VTOS” với nội dung kiến thức thực tiễn, và các xu hướng mới nhất trong ngành, giúp học viên nâng cao kỹ năng quản lý, điều hành khách sạn.

Vì sao nên chọn khóa học tại Pegasus?

• Nội dung thực chiến, áp dụng ngay sau khóa học: Cung cấp góc nhìn toàn diện về quản lý các bộ phận trong khách sạn: Vận hành, Lễ tân, Buồng, Sales & Marketing, Nhân sự, Tài Chính…; kiến thức chuyên môn và xu hướng phát triển của ngành khách sạn, dịch vụ khách hàng…
• Giảng viên là chuyên gia trong ngành: Đội ngũ giảng viên là các chuyên gia hàng đầu của ngành khách sạn trong hệ thống VTOS của dự án EU.
• Kết nối với mạng quản lý cấp cao, nhà đầu tư: Mở rộng cơ hội hợp tác, học hỏi từ mạng lưới học viên là các chủ đầu tư, nhà quản lý khách sạn để chia sẻ kinh nghiệm và hợp tác phát triển kinh doanh.
• Cơ hội tham quan thực tế tại các khách sạn 4 – 5 sao: Cơ hội trực tiếp quan sát quy trình vận hành và quản lý từ các môi trường chuyên nghiệp, tiêu chuẩn.
• Chứng chỉ đào tạo có giá trị quốc gia: Nhận chứng chỉ dành cho nhà Quản lý khách sạn theo quy định của Tổng cục giáo dục nghề nghiệp – Bộ Lao động Thương binh & Xã hội.

Thông tin chi tiết về chương trình đào tạo Quản lý khách sạn

Chương trình đào tạo quản lý khách sạn tại Pegasus cung cấp cái nhìn toàn diện về cách vận hành và quản lý các bộ phận trong khách sạn. Với nội dung đào tạo sát với thực tế, khóa học là nền tảng quan trọng cho những người có ý định đầu tư, kinh doanh khách sạn hoặc trở thành nhà quản lý khách sạn chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu khắt khe của ngành dịch vụ.

Chương trình đào tạo theo đúng tiêu chuẩn Quốc gia

Tiêu chuẩn VTOS (Vietnam Tourism Occupational Skills Standards) là hệ thống tiêu chuẩn kỹ năng nghề du lịch – nhà hàng – khách sạn quan trọng tại Việt Nam. Được xây dựng bởi các chuyên gia trong và ngoài nước, VTOS đảm bảo chất lượng đào tạo theo chuẩn quốc tế, đáp ứng nhu cầu nhân lực ngày càng cao của ngành du lịch.

Chương trình đào tạo tại Pegasus, được thiết kế dựa trên tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam (VTOS) và được tích hợp nội dung về du lịch bền vững của dự án Chương trình du lịch bền vững Thụy Sĩ (SSTP), giúp học viên có được góc nhìn toàn diện và tư duy phát triển bền vững cho mô hình kinh doanh khách sạn của mình.

Thời gian đào tạo

Chương trình kéo dài 3 tháng có tổng thời lượng 25 buổi (88 giờ), diễn ra vào thứ 7 hàng tuần, từ 9 giờ sáng đến 17h00, phù hợp cho những người đang đi làm hoặc bận rộn trong tuần, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để học viên vừa học tập nâng cao kỹ năng vừa duy trì công việc.

Đối tượng tham gia

Khóa học được thiết kế dành cho những cá nhân đang hoạt động trong lĩnh vực khách sạn – nhà hàng và mong muốn nâng cao kỹ năng quản lý, vận hành chuyên nghiệp. Cụ thể, khóa học đặc biệt phù hợp với các đối tượng sau:

• Trưởng bộ phận khách sạn, resort muốn nâng cao kỹ năng quản lý, mong muốn có cơ hội thăng tiến trong công việc
• Giám đốc khách sạn vừa và nhỏ cần hệ thống hóa quy trình vận hành.
• Chủ đầu tư khách sạn mong muốn tối ưu hiệu quả kinh doanh.
• Người có dự định mở khách sạn và cần trang bị kiến thức chuyên sâu.

Mục tiêu khóa học

Tham gia khóa học “Quản lý khách sạn theo tiêu chuẩn VTOS”, các nhà quản lý, chủ đầu tư khách sạn sẽ tự tin điều hành, quản lý hoạt động của khách sạn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả:

• Nắm bắt được xu hướng kinh doanh khách sạn hiện đại, đặc biệt là xu hướng quản lý khách sạn bền vững – yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh.
• Xác định rõ vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của một quản lý khách sạn chuyên nghiệp, từ đó xây dựng phong cách quản lý hiệu quả.
• Biết cách vận dụng tiêu chuẩn năng lực nghề du lịch Việt Nam (VTOS) vào thực tế quản lý và vận hành khách sạn.
• Hiểu rõ yêu cầu và phương pháp quản lý chi tiết đối với từng bộ phận: lễ tân, buồng phòng, ẩm thực,…đảm bảo sự phối hợp trơn tru và hiệu quả giữa các bộ phận.
• Nắm được các tiêu chuẩn cơ bản trong thiết kế khách sạn, đồng thời biết cách quản lý tài sản, trang thiết bị và cơ sở vật chất tại khách sạn.
• Biết cách tính toán và quản lý định biên nhân sự hợp lý, tối ưu hiệu suất làm việc và đảm bảo chất lượng dịch vụ.
• Hiểu rõ hệ thống báo cáo tài chính của khách sạn, biết cách phân tích doanh thu, kiểm soát chi phí và lập ngân sách hoạt động hàng năm.
• Thành thạo kỹ năng xây dựng kế hoạch marketing và sales, biết cách triển khai các hoạt động kinh doanh để thu hút khách, tăng doanh thu bền vững.

Nội dung đào tạo

Khóa học “Quản lý khách sạn theo tiêu chuẩn VTOS” tại Pegasus không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn tập trung vào các kỹ năng thực tiễn giúp học viên trở thành những nhà quản lý xuất sắc. Chương trình được thiết kế bài bản, bao quát toàn diện các khía cạnh vận hành khách sạn, từ quản lý nhân sự, tài chính, dịch vụ khách hàng cho đến chiến lược marketing & sales, với các modules môn học cụ thể như sau:

1. Xu hướng quản lý khách sạn & yêu cầu đối với nhà quản lý
2. Áp dụng du lịch bền vững trong kinh doanh và quản lý khách sạn
3. Quản lý bộ phận lễ tân – Nâng cao trải nghiệm khách hàng
4. Quản lý bộ phận buồng phòng – Kiểm soát chất lượng dịch vụ
5. Quản lý bộ phận ẩm thực – Tối ưu hoạt động nhà hàng, quầy bar
6. Quản lý tài sản, vật chất khách sạn – Kiểm soát chi phí, tăng lợi nhuận
7. Marketing & Sales – Chiến lược thu hút khách hàng
8. Quản lý trải nghiệm dịch vụ khách hàng – Xây dựng lòng trung thành
9. Quản lý nhân sự – Tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ
10. Quản lý tài chính – Tối ưu doanh thu và kiểm soát ngân sách
11. Dự án tốt nghiệp – Ứng dụng kiến thức vào thực tế

Công việc của quản lý khách sạn đòi hỏi sự am hiểu sâu rộng về vận hành, quản lý nhân sự, tài chính và dịch vụ khách hàng. Để nâng cao năng lực và tự tin dẫn dắt một khách sạn hoạt động chuyên nghiệp, tham gia Khóa học “QUẢN LÝ KHÁCH SẠN THEO TIÊU CHUẨN VTOS” tại Pegasus sẽ là bước đi chiến lược & khoản đầu tư thông minh. Với chương trình đào tạo bài bản, nội dung bám sát thực tế vận hành tại khách sạn, khóa học tại Pegasus sẽ giúp bạn làm chủ toàn diện các kỹ năng quản lý, tối ưu hiệu quả kinh doanh và tạo đà bứt phá trên con đường thăng tiến.