Chất lượng nghiệp vụ buồng phòng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hài lòng và quyết định việc khách hàng có quay trở lại với khách sạn hay không. Vậy cụ thể, nghiệp vụ buồng phòng bao gồm những nội dung gì? Cơ sở đào tạo nào uy tín và phù hợp để bạn quyết định theo học? Tất cả sẽ được Trường Cao đẳng Quốc tế Pegasu giải đáp chi tiết trong bài viết sau đây!

Nghiệp vụ buồng phòng là gì?

Nghiệp vụ buồng phòng là một thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn, dùng để chỉ các công việc và quy trình liên quan đến việc giữ gìn vệ sinh, sắp xếp, bảo trì và đảm bảo phòng nghỉ luôn sạch sẽ, thoải mái để khách hàng có trải nghiệm tốt nhất khi lưu trú. Ngoài ra, nghiệp vụ buồng phòng còn bao gồm việc kiểm tra, bổ sung đồ dùng trong phòng, phối hợp với các bộ phận khác để xử lý yêu cầu của khách một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Để làm tốt công việc trong vị trí của bộ phận buồng phòng, trước hết cần nắm vững những kiến thức nghiệp vụ liên quan đến vị trí này. Một trong những yếu tố thiết yếu là hiểu rõ cách tổ chức và vận hành của bộ phận buồng phòng trong môi trường khách sạn. Từ cơ cấu quản lý đến cách phân chia công việc, mọi quy trình đều được xây dựng nhằm đảm bảo hiệu quả trong phục vụ.

Nghiệp vụ buồng phòng gồm những gì?

Trong công việc buồng phòng, nhân viên cần thành thạo nhiều kỹ năng và thao tác cụ thể để đảm bảo chất lượng phục vụ và sự hài lòng của khách. Một số nội dung quan trọng trong nghiệp vụ buồng phòng bao gồm:

• Thực hiện đúng quy trình dọn phòng, đặc biệt là thao tác dọn giường, trải drap, sắp xếp chăn gối và bố trí các vật dụng cá nhân một cách ngăn nắp, đúng chuẩn;
• Thành thạo cách sử dụng các thiết bị, dụng cụ hỗ trợ như xe đẩy chứa vật dụng, máy hút bụi, khăn lau, màn cửa…;
• Biết cách phân loại và lựa chọn hóa chất phù hợp để làm sạch buồng ngủ, phòng tắm dựa trên đặc điểm tẩy rửa, mùi hương và mức độ an toàn;
• Xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh trong ca làm việc như khách treo biển “Không làm phiền” quá lâu, yêu cầu đổi phòng, trường hợp mất đồ hoặc các tình huống khẩn cấp như cháy nổ.

Bên cạnh chuyên môn nghiệp vụ, khả năng phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác trong khách sạn cũng là một yếu tố then chốt góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ tổng thể. Cụ thể, việc liên kết chặt chẽ với bộ phận lễ tân giúp quá trình nhận và trả phòng của khách diễn ra suôn sẻ, đúng quy trình. Đồng thời, sự phối hợp với bộ phận bếp và nhà hàng cần được thực hiện một cách hợp lý để đảm bảo các dịch vụ đi kèm như trái cây chào đón, quà tặng đặc biệt được đáp ứng đúng thời điểm.

Những kỹ năng cần thiết làm nghiệp vụ buồng phòng

Một thực tế đáng chú ý là nhân viên buồng phòng hiếm khi xuất hiện trực tiếp trước mặt khách lưu trú, nhưng lại rất dễ nhận được tiền “tip” nếu công việc của họ được thực hiện tốt. Điều này cho thấy sự quan trọng của các kỹ năng nghề nghiệp, cũng như sự khéo léo trong công việc. Để có thể làm tốt nghiệp vụ buồng phòng, bạn cần trang bị 5 kỹ năng quan trọng  sau:

• Kỹ năng vệ sinh chuyên nghiệp: Làm việc trong vị trí buồng phòng, bạn cần hiểu rõ các quy trình vệ sinh phòng, sử dụng đúng các dụng cụ và hóa chất để đảm bảo phòng được làm sạch an toàn và hiệu quả. Ngoài ra, bạn cần nắm vững các kỹ thuật vệ sinh để tiết kiệm thời gian và sức lực, đồng thời biết cách lựa chọn và sử dụng các chất tẩy rửa, công cụ phù hợp để đảm bảo hiệu quả công việc.
• Kỹ năng quan sát và chú ý chi tiết: Việc chú ý đến từng chi tiết giúp đảm bảo phòng ốc luôn trong trạng thái hoàn hảo nhất, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Đồng thời, khả năng quan sát tốt còn giúp phát hiện sớm các vấn đề phát sinh để kịp thời xử lý hoặc báo cáo, góp phần duy trì tiêu chuẩn hoạt động của khách sạn.
• Kỹ năng quản lý đồ dùng: Nhân viên buồng phòng cần biết cách phân loại, lưu trữ đúng nơi quy định, đồng thời kiểm tra định kỳ để phát hiện và xử lý kịp thời những hư hỏng hoặc thiếu hụt. Kỹ năng này góp phần tối ưu hóa công tác vận hành, giảm thiểu lãng phí và nâng cao chất lượng dịch vụ khách sạn.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Trong môi trường làm việc buồng phòng, bạn sẽ cần có khả năng sắp xếp công việc hợp lý để hoàn thành tất cả nhiệm vụ trong thời gian quy định. Việc phân bổ thời gian hợp lý không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả mà còn giúp nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên buồng phòng cần có khả năng giao tiếp lịch sự và chuyên nghiệp với khách hàng và đồng nghiệp. Lắng nghe và hiểu đúng yêu cầu của khách là điều cần thiết để mang đến dịch vụ tốt nhất.
• Kỹ năng xử lý tình huống: Việc biết cách xử lý các tình huống phát sinh, từ yêu cầu thay đổi phòng đến các sự cố bất ngờ như mất đồ hay sự cố về an toàn, là kỹ năng quan trọng. Khả năng giải quyết nhanh chóng và hiệu quả sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt và đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng.

Quy trình nghiệp vụ buồng phòng gồm những gì?

Một quy trình chuẩn không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tạo dấu ấn chuyên nghiệp cho khách sạn. Dưới đây là ba giai đoạn cơ bản trong quy trình nghiệp vụ buồng phòng mà mỗi nhân viên cần thực hiện:

Giai đoạn chuẩn bị phòng đón khách

Trong ngành khách sạn, công tác chuẩn bị phòng là bước đầu tiên, quyết định đến trải nghiệm của khách hàng. Nhân viên buồng phòng cần thực hiện đúng quy trình để đảm bảo phòng ở sạch sẽ, đầy đủ tiện nghi và đạt tiêu chuẩn chất lượng. Giai đoạn này thường bao gồm các bước sau:

Nhận ca và chuẩn bị dụng cụ làm việc

Vào đầu mỗi ca làm việc, nhân viên buồng phòng sẽ tiếp nhận lịch phân công nhiệm vụ từ tổ trưởng hoặc quản lý tầng. Sau đó, họ kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cần thiết cho quá trình dọn phòng. Danh mục dụng cụ bao gồm:

• Vật phẩm tiêu hao trong phòng: ga trải giường, vỏ gối, vỏ chăn, khăn tắm, khăn mặt, sữa tắm, dầu gội, kem đánh răng, bàn chải, mũ tắm, dao cạo, tăm bông, dũa móng tay,…
• Dụng cụ làm vệ sinh: máy hút bụi, chổi, cây lau nhà, khăn lau, chất tẩy rửa, nước xịt khử mùi, sọt đựng rác,…

Tiến hành kiểm tra phòng và làm vệ sinh

Sau khi chuẩn bị xong, nhân viên bắt đầu kiểm tra các phòng được giao theo danh sách. Việc đầu tiên là xác định tình trạng phòng:

• Gõ cửa phòng hoặc nhấn chuông để thông báo mình đến làm việc, sau đó chờ khoảng 5 giây và lặp lại thông báo lần nữa trước khi gõ cửa lần thứ 3. Nếu nhận được phản hồi từ khách hàng, nhân viên sẽ tiếp tục bằng cách chào hỏi lịch sử và xin phép làm việc trong phòng.
• Ngoài ra , nhân viên có thể quan sát biển hiệu trên tay nắm cửa, chẳng hạn như “Đừng làm phiền” (Do Not Disturb). Trong trường hợp này, nhân viên ghi chú và quay lại sau theo quy định.
• Nếu phòng trống hoặc khách đã trả phòng, nhân viên tiến hành dọn dẹp theo đúng quy trình vệ sinh tiêu chuẩn.

Quy trình dọn phòng thường được chia theo từng khu vực và hạng mục:

• Khu vực buồng ngủ: Thay drap giường, vỏ gối, kiểm tra và thay mới khăn, hút bụi thảm, lau chùi bàn ghế, cửa sổ, kiểm tra bóng đèn và thiết bị điện.
• Phòng tắm: Làm sạch bồn rửa mặt, vòi sen, bồn cầu; bổ sung đầy đủ các vật phẩm cá nhân; kiểm tra hệ thống thoát nước.
• Thiết bị và tiện nghi: Đảm bảo các thiết bị như tivi, điều hòa, ấm đun nước, két sắt mini đều hoạt động tốt; sắp xếp sách hướng dẫn, menu và điều khiển từ xa đúng vị trí quy định.

Giai đoạn phục vụ khách trong thời gian lưu trú

Sau khi phòng đã được dọn sạch và bàn giao, nhân viên buồng phòng tiếp tục đảm nhận vai trò hỗ trợ khách trong suốt quá trình lưu trú. Giai đoạn này đòi hỏi sự chủ động, cẩn trọng và tinh thần phục vụ chuyên nghiệp để đảm bảo khách hàng cảm thấy thoải mái, hài lòng.

Kiểm tra thông tin trước khi khách nhận phòng

Trước giờ khách đến, nhân viên buồng phòng cần phối hợp với bộ phận Lễ tân để nắm rõ các thông tin liên quan như: Thời gian check-in chính xác, số lượng khách lưu trú, yêu cầu đặc biệt (dị ứng, yêu cầu trang trí sinh nhật, bố trí giường phụ, phòng yên tĩnh…),…

Hướng dẫn và hỗ trợ khi khách đến nhận phòng

Khi khách bắt đầu nhận phòng, nhân viên buồng phòng có nhiệm vụ tiếp đón và hỗ trợ các công việc liên quan như:

• Bàn giao các trang thiết bị, tài sản cố định trong phòng (điều khiển, két sắt, máy sấy tóc, minibar, đồ dùng vệ sinh cá nhân,…).
• Giới thiệu nội quy lưu trú cơ bản như thời gian làm vệ sinh, quy định hút thuốc, quy trình giặt ủi, gọi phục vụ phòng,…
• Hướng dẫn cách sử dụng một số thiết bị nếu cần thiết như két an toàn, hệ thống điều hòa, tivi, wifi,…
• Ghi nhận và hỗ trợ xử lý nhanh chóng các yêu cầu phát sinh từ phía khách (xin thêm khăn, mượn vật dụng, gọi kỹ thuật viên…)

Giai đoạn chuẩn bị trả phòng & rời khách sạn

Khi nhận được thông báo khách sắp trả phòng, nhân viên buồng phòng cần phối hợp với lễ tân để kiểm tra tình trạng phòng. Việc này bao gồm: kiểm tra các vật dụng tính phí đã sử dụng, đánh giá thiết bị trong phòng có hư hỏng hay thiếu sót không, đồng thời đảm bảo mọi đồ dùng được sắp xếp gọn gàng. Ngoài ra, nhân viên cần kiểm tra kỹ các khu vực dễ bị bỏ quên để kịp thời phát hiện và gửi trả lại đồ cho khách.

Cao đẳng Quốc tế Pegasus – Trường đào tạo nghiệp vụ buồng phòng chuyên nghiệp

Nắm vững nghiệp vụ buồng phòng là cách để bạn thể hiện năng lực cá nhân, cũng như nâng cao cơ hội thăng tiến trong ngành dịch vụ lưu trú. Nếu bạn đang tìm kiếm một chương trình đào tạo bài bản, hiệu quả, chương trình Cao đẳng Quản trị Khách sạn với các môn học về nghiệp vụ khách sạn, đặc biệt là Nghiệp vụ Buồng phòng tại Trường Cao đẳng Quốc tế Pegasus chính là lựa chọn lý tưởng.

Chương trình học được thiết kế dựa trên Bộ Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam (VTOS) và chuyển soạn dựa trên khung trình độ của Úc, phù hợp cho cả nhân viên bộ phận buồng phòng đến cấp quản lý như trưởng/phó bộ phận. Với nội dung học tập trung vào các nghiệp vụ trong khóa học, khóa học giúp học viên củng cố toàn bộ kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần thiết trong công việc: từ dọn phòng, cung cấp dịch vụ buồng, đến xử lý đồ giặt, đồ thất lạc và minibar,…

Ngoài ra, chương trình Cao đẳng Quản trị Khách sạn còn cung cấp các kiến thức về quản lý như: sắp xếp lịch làm việc, quản lý kế hoạch hoạt động, xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh,… giúp học viên mở rộng cơ hội thăng tiến trong công việc.

Vì sao nên chọn trường Cao đẳng Quốc tế Pegasus?

• Chương trình thực tiễn, bám sát nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp khách sạn hiện nay.
• Giảng viên là chuyên gia giàu kinh nghiệm, từng đào tạo thực tế tại nhiều khách sạn, khu nghỉ dưỡng cao cấp.
• Lớp học tổ chức bài bản, ứng dụng phương pháp đào tạo tình huống – trải nghiệm giúp học viên chủ động tiếp thu.
• Thời gian học ngắn, thực hành chiếm ưu thế với 70% thời lượng khóa học tập trung vào thực hành, giúp sinh viên nắm vững kỹ năng thực tiễn và dần hình thành chuẩn mực, nguyên tắc làm việc và tác phong chuyên nghiệp.
• 100% sinh viên được hỗ trợ thực tập và giới thiệu việc làm tại các khách sạn, doanh nghiệp lớn trong ngành như InterContinental, Sheraton, JW Marriott,… tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên tìm kiếm công việc phù hợp.

Bài viết trên đã mang đến cái nhìn tổng quan về nghiệp vụ buồng phòng – một trong những yếu tố cốt lõi quyết định sự hài lòng của khách hàng trong ngành khách sạn. Nếu bạn muốn nâng cao nghiệp vụ, đừng bỏ lỡ khóa học “Nghiệp vụ Buồng theo Tiêu chuẩn VTOS” tại Trường Cao đẳng Quốc tế Pegasus. Khóa học sẽ giúp bạn củng cố kiến thức, rèn luyện kỹ năng và sẵn sàng bứt phá trong sự nghiệp!